نرمافزار منشييار در واقع ابزاري است كارآمد و در عين حال ساده براي مكانيزه نمودن
و مديريت امور دفتري شركتها و سازمانها.
منشييار سيستم اتوماسيون دفتري است که گردش کار را از تلفن مشتري آغاز ميکند و تعيين
امور محوله و پيگيري آن در سازمان به مشتريمداري جامه عمل ميپوشاند.
نرمافزار منشييار بسته به حجم اطلاعاتي که به آن وارد ميگردد در دو نسخه متفاوت
با بانک اطلاعاتي Access و SQL تهيه گشته است.
توصيه ما براي استفاده از منشييار از دفاتر کوچک با کاربري يک مدير و يک منشي آغاز،
و تا شرکتهاي بزرگ براي تدوين سيستم پيگيري امور محوله در ميان پرسنل گسترش مي يابد.
در سيستمهاي اتوماسيون اداري، فرآيند مکانيزه، از ورود يک نامه شروع، و با گردش آن
ادامه مييابد. ولي منشييار فاصله خالي ميان مشتريان، و سيستم اتوماسيون اداري را
تکميل مي نمايد. به عبارتي منشي يار حذف کننده دفتر تلفن منشي و دفتر سررسيد و تنظيم
قرارها از يک طرف و مکانيزه کننده تقويم جلسات، صورت جلسات، امور محوله به پرسنل و
آرشيو مکانيزه اسناد ورودي به دفاتر متفاوت يک سازمان از طرف ديگر است.
منشييار نرمافزاري است مناسب براي تمامي شركتها، سازمانها، ادارات، مؤسسات و حتي
اشخاص حقيقي كه برنامهريزي، انجام و مديريت امور جاري و آتي را براي مديران و پرسنل
آسانتر، دقيقتر و سريعتر مينمايد. اين نرمافزار بسته به امكانات موجود و نيازهاي
شركتها و سازمانها در نسخ متفاوت و با امكانات مختلف عرضه ميگردد.
امكان ثبت و كنترل تمامي امور محوله در بين كاركنان هر بخش از سازمان و قابليت پيگيري
آنها و آگاهي از ميزان پيشرفت امور محوله و نتايج حاصله براي مديران، و پرسنل آنها،
امكان ثبت، بايگاني و دسترسي آسان به تمامي اسناد سازمان (با در نظر داشتن مجوز دسترسي
هر كاربر به هر سند)، امكان دسترسي به اطلاعات مربوط به افراد طرف تماس شما اعم از
مشتري، همكار، دوست و ... با قابليت دستهبندي چند سطحي آنان، امكان تنظيم قرار ملاقاتهاي
مديران و يادآوري براي انجام امور بصورت زنگ هشدار دهنده، امكان ثبت، بايگاني و دسترسي
به صورت جلسات سازمان و ... جملگي از امكانات مورد نياز و حياتي براي هر شركت و سازماني
هستند كه تمامي آنها افزون بر امكانات كاربردي ديگر در نرمافزار جامع منشييار پيشبيني
شده است.
اين نرمافزار با امكان كاربري تحت شبكههاي داخلي LAN ميتواند بدون محدوديت تعداد
كاربران (پرسنل) به هر سازماني سرويسدهي نموده و موجب افزايش سرعت و دقت در انجام
كارها گردد.
شرح مختصري از امكانات نرمافزار "منشييار" در ذيل به آگاهي ميرسد:
- اطلاعات اشخاص (دفتر تلفن)
- امكان دستهبندي موضوعي تمامي همكاران، ارباب رجوع، مشتريان و افراد طرف تماس در يك
ساختار درختي چند سطحي
- امكان درج اطلاعات تفصيلي مربوط به افراد به تفكيك اشخاص حقيقي و حقوقي.
- امكان تهيه انواع گزارشهاي قابل چاپ و قابليت طراحي گزارشهاي دلخواه.
- امكان دسترسي آسان موارد مورد نظر با استفاده از جستجوي هوشمند و جستجوي سريع.
- پيگيري امور محوله
- امكان تعريف و پيگيري امور محوله براي خود و يا ديگر پرسنل و تعيين مهلت انجام هر كار
- امكان يادآوري با آلارم صوتي و تصويري قابل برنامهريزي بصورت مجزا براي آمر و گيرنده
امر
- امكان تعريف پروژهها و زير فعاليتهاي آنها و نسبت دادن زير فعاليتها به افراد مختلف
- امكان تهيه انواع گزارشها،طراحي گزارشهاي دلخواه و جستجو بر اساس تمامي فيلدهاي موجود
- تقويم كـاري
- امكان تعريف و زمانبندي قرار ملاقاتها و كارهاي مختلف براي يك يا چند نفر
- امكان يادآوري كارها و قرار ملاقاتها بصورت آلارم صوتي و تصويري قابل برنامهريزي
- امكان تعيين مسئول هماهنگي قرار ملاقات، شرح، تاريخ، ساعت، محل ملاقات و نوع كار
- امكان دعوت از پرسنل و اشخاص ديگر مرتبط با هر قرار ملاقات جهت شركت در آن جلسه (بصورت
الكترونيكي از طريق برنامه)
- امكان مشاهده تقويم كاري و قرارملاقاتهاي غير شخصي پرسنل توسط مديران
- امكان تهيه انواع گزارشها،طراحي گزارشهاي دلخواه و جستجو بر اساس تمامي فيلدهاي موجود
- بايگـاني اسـناد
- امكان دسته بندي موضوعي اسناد در يك ساختار درختوارهاي چند سطحي
- امكان ثبت تمامي اسناد به تفكيك اسناد وارده، صادره و داخلي
- امكان الصاق چندين پيوست الكترونيكي به هر سند (اسكن متن سند يا هر فايل ديگري)
- امكان اختصاص شماره سند مجزا براي اسناد وارده، صادره و داخلي بصورت دستي و خودكار
- امكان جستجوي سريع و تفصيلي هر كليد واژه و تهيه انواع گزارشات پويا.
- بايگـاني صورتجلسات
- امكان ثبت صورتجلسات سازمـان، درج تاريخ و ساعت شروع و خاتمه، حاضـرين در جلسه، موضـوع
و دستور جلسه و خلاصهاي از صورتجلسه
- امكان الصاق چندين پيوست به هر صورتجلسه (اسكن متن دستنويس و يا هر فايل ديگر)
- امكان درج تصميمات اتخاذ شده و تعيين مسئول انجام، مهلت انجام و شرح آن (مرتبط با بخش
پيگيري امور)
- امكان تهيه انواع گزارشها،طراحي گزارشهاي دلخواه و جستجو بر اساس تمامي فيلدهاي موجود
- پـرونده پرسنل
- امكان تعريف ساختار سازماني بصورت درختي و چند سطحي
- امكان درج مشخصات كامل هر يك از پرسنل در بخش مربوطه همراه با اسكن عكس پرسنل
- امكان تعريف شناسه كاربري، رمز عبور و سطح دسترسي هر كاربر به برنامه (در صورتيكه
آن شخص بخواهد از نرمافزار منشييار استفاده نمايد.)
- امكان تهيه انواع گزارشها،طراحي گزارشهاي دلخواه و جستجو بر اساس تمامي فيلدهاي موجود
- بايگاني فكسها
- امكان انتقال فكسهاي دريافتي و ارسالي از برنامه Winfax Pro به منشييار
- امكان نسبت دادن اطلاعات تكميلي مانند فرستنده، شخص مرتبط و تاريخ به هر فكس
- امكان انتقال و ثبت همزمان فكسهاي مهم به بخش بايگاني اسناد و اختصاص شماره ثبت
- امكان مشاهده تصوير فكس و بزرگنمايي يا كوچكنمايي آن در صورت نياز
- امكان تهيه انواع گزارشها،طراحي گزارشهاي دلخواه و جستجو بر اساس تمامي فيلدهاي موجود
- فهرست امانات
- امكان ثبت مشخصات به تفكيك امانات داده شده و گرفته شده
- امكان درج تاريخ تحويل و باز پس گيري هر قلم امانتي و ثبت مشخصات امانت دهنده/گيرنده
- امكان درج شرحي در مورد هر قلم امانتي
- قابليت يادآوري تاريخهاي عودت و يا بازپس گيري هر يك از اقلام امانتي بصورت آلارم
- امكان تهيه و طراحي انواع گزارشهاي دلخواه و جستجو بر اساس تمامي فيلدهاي موجود
- آلبوم كارت ويزيت (كارت آلبوم)
- امكان دسته بندي موضوعي كارتهاي ويزيت در يك ساختار درختوارهاي چند سطحي
- امكان ثبت مشخصات مربوط به هر كارت (فارسي يا انگليسي) و تعيين سطح دسترسي افراد
- امكان درج (اسكن) تصوير پشت و روي هر كارت ويزيت
- امكان تهيه انواع گزارشها،طراحي گزارشهاي دلخواه و جستجو بر اساس تمامي فيلدهاي موجود
- دفتر يادداشت
- امكان درج يادداشتهاي شخصي توسط هر كاربر
- امكان تعيين تاريخ، اهميت و شخص مرتبط با هر يادداشت
- امكان تهيه و طراحي انواع گزارشهاي دلخواه و جستجو بر اساس تمامي فيلدهاي موجود
- ابزار (پيكره بندي)
- امكان اعمال تنظيمات مربوط به هر يك از بخشهاي برنامه، تعيين پيشفرضها، تعريف و
تعيين سطوح دسترسي هر يك از كاربران به هر يك از بخشهاي برنامه، تهيه نسخه پشتيبان
(Backup) و بازيابي آن در صورت لزوم و ...
- گزارشات برنامه
- امكان تهيه گزارشات متنوع از تمامي بخشهاي برنامه و امكان طراحي هرگونه گزارشات جديد
توسط خود كاربر در هر بخش؛ امكان جستجو بر اساس تمامي اطلاعات وارد شده در تمام بخشها