امروزه كاهـش هزينه‌هاي اضـافي، افزايـش بهره‌وري كار نيروي انساني و در نتيجه افزايش سودآوري فعاليت‌هاي انجـام شده، از جمـله اهداف پايـدار سـازمان‌ها، اعـم از دولتي يا خصـوصي‌ ‌است.

در اين راستا شركت داده‌ورزان هامون نرم افزار تماس نگار را به عنوان راه حل مناسب توليد و ارائه نموده است. به بياني ساده، تماس‌نگار نرم‌افزاري است براي مديريت ارتباطات از طريق دريافت ريز اطلاعات تمامي تماس‌هاي ورودي و خروجي از دستگاه تلفن سانترال و ثبت آن اطلاعات در بانك اطلاعاتي سيستم، كه امكان مي‌دهد تا از اطلاعات فوق، و اطلاعات منحصر به فرد موجود در خود, انواع گزارشات را تهيه نمايند. همچنین نگارش جدید این نرم افزار در صورت نیاز با استفاده از تجهیزات سخت افزاری کمکی خدمات متنوعی از جمله مانیتورینگ خطوط (ضبط مکالمات)، جوابگویی و مسیریابی خودکار تماس ها، تلفن کامپیوتری و ... را به صورت یکجا برای شما فراهم می آورد. از ویژگی های دیگر نگارش جدید نرم افزار سازگاری کامل با نسل جدید سیستم های تلفنی و سانترال جدید موجود در بازار (TDE - TDA - NEC , ... ) است.

 منافع و فوايد نرم‌افزار   :   

ü                          بررسي ميزان و زمان ارتباط با مشتريان

  ü          مديريت تماس‌هاي داخل سازماني و خارج از سازمان

  ü          کاهش قابل توجه هزينه مکالمات قبوض

  ü          افزايش سودآوري و کارآيي سازمان بواسطه صرفه جويي در زمان

  ü          افزايش بهره‌وري کار نيروي انساني

  ü          ارزشيابي پرسنل بدون دريافت گزارشات کاري و صرف وقت براي مطالعه آنها

  ü          کنترل ترافيک مکالمات و توزيع آن روي خطوط سازمان

  ü          مديريت ارتباطات سازمان

ويژگي‌هاي نرم‌افزار:

  ·            سازگار با دستگاههاي تلفن سانترال Panasonic, NEC, GDS   و يا دستگاههاي ديگر بنا به سفارش.

  ·            ثبت و ذخيره ريز اطلاعات تمامي تماس‌هاي ورودي و خروجي

  ·            محاسبه هزينه هر مکالمه بر اساس تعرفه‌هاي شرکت مخابرات.

  ·            امکان نمايش نمودار ترافيک و نمايش اوج ترافيک خطوط.

  ·            امکان تعريف بخش‌هاي مختلف در يک شرکت يا سازمان و دسته‌بندي تلفن‌هاي موجود آنها.

  ·            امکان هزينه‌يابي هزينه مکالمات يک بخش از سازمان.

  ·            امکان محدود نمودن بازه مورد نظر براي گزارشات، بر اساس محدوده تاريخ تماس، محدوده زمان تماس، محدوده مدت تماس، نوع تماس و يا هر ترکيبي از اين موارد.

  ·                        برخورداري از يک دفترچه تلفن کامل جهت نسبت دادن تلفن‌هاي مورد نظر به اشخاص، با امکان جستجو.

  ·                        سازگاری با سیستم های مانیتورینگ (ضبط مکالمات)

   ·            سازگاری با کدهای TVMسیستم های   و DISA

شرح ويژگي‌هاي نرم‌افزار تماس‌نگار

  v        سازگار با دستگاههاي تلفن سانترال Panasonic, NEC, GDS  و يا دستگاههاي ديگر بنا به سفارش.

نرم‌افزار تماس‌نگار با دريافت اطلاعات از دستگاه سانترال کار تبديل و استفاده از آن را در داخل نرم‌افزار براي ارائه گزارشات متنوع به انجام مي‌رساند، در اين راستا با توجه به انبوه دستگاه‌هاي تلفن سانترال با مارک پاناسونيک، اهداف شرکت در راستاي پاسخ به نياز اکثريت بازار رقم خورده و توليد نرم‌افزار براي پردازش اطلاعات سانترال‌هاي پاناسونيک صورت پذيرفته است. ولي ساختار برنامه طوري طراحي گشته است تا در صورت مواجه با مارک‌هاي ديگر سانترال بتوان با گرفتن اطلاعات نمونه از آنها نرم‌افزار را براي آنها نيز سازگار کرد.

  v       ثبت و ذخيره ريز اطلاعات تمامي تماس‌هاي ورودي و خروجي

پس از نصب کامل نرم‌افزار تماس‌نگار و فعال سازي آن و اتصال آن به دستگاه سانترال موجود در سازمان شما، انتقال اطلاعات از دستگاه سانترال به کامپيوتري که نرم‌افزار بر روي ان نصب گشته است آغاز مي‌گردد و کليه اطلاعات تماس‌هاي ورودي و خروجي سازمان شما اعم از : شماره‌هاي گرفته شده و شماره‌هاي ورودي، داخلي مخاطب، زمان مکالمه، مدت مکالمه، تاريخ مکالمه، مجاز يا غيرمجاز بودن مکالمه و ... بر روي کامپيوتر ذخيره مي‌گردد تا در مواقع مورد لزوم، مديريت بتواند با استفاده از گزارشات کامل موجود در نرم‌افزار از اين اطلاعات براي ساخت گزارشات به صورت جدولي و نموداري استفاده نمايد.

v       محاسبه هزينه هر مکالمه بر اساس تعرفه‌هاي شرکت مخابرات.

تماس‌نگار داراي امکاني منحصر به فرد است که اطلاعات و نرخ مکالمات 6400 نقطه ارتباطي کشور را براي محاسبه دقيق هزينه تلفن‌هاي خروجي از سازمان در اختيار دارد.

v       امکان نمايش نمودار ترافيک و نمايش اوج ترافيک خطوط.

در بخشي از تماس نگار که قابليت مشاهده ترافيک خطوط وجود دارد شما مي‌توانيد از قابليت نمايش نموداري تماس‌نگار استفاده نموده و علاوه بر گزارش جدولي از گزارش نموداري ترافيک خطوط نيز برخوردار گرديد.

v       امکان تعريف بخش‌هاي مختلف در يک شرکت يا سازمان و دسته‌بندي تلفن‌هاي موجود آنها.

شما مي‌توانيد در نرم‌افزار تماس‌نگار، در بخش تعاريف، ادارات و بخشهاي موجود در سازمان خود را تعريف نماييد و داخلي‌هاي فعال در آنها  را به آنها نسبت دهيد.

v       امکان هزينه‌يابي هزينه مکالمات يک بخش از سازمان.

وقتي در بخش تعريف بخش‌ها/ ادارات نرم‌افزار بخش‌هاي سازمان خود را تعريف نموديد و داخلي‌هاي موجود در آنها را به آنها نسبت داديد مي‌توانيد بر اساس نام بخش يا بخش‌هاي مورد نظر از اطلاعات ثبت شده توسط نرم‌افزار از روي داخلي‌هاي فعال در آن بخش‌ها هزينه مکالمات خروجي آن بخش را محاسبه نماييد.

v       امکان محدود نمودن بازه مورد نظر براي گزارشات، بر اساس محدوده تاريخ تماس، محدوده زمان تماس، محدوده مدت تماس، نوع تماس و يا هر ترکيبي از اين موارد.

در هنگام گزارش‌گيري از نرم‌افزار تماس‌نگار براي جلوگيري از مطالعه حجم انبوهي از سطرهاي به نمايش درآمده در جداول گزارشات، شما مي‌توانيد فيلترهايي را اعمال نماييد که تمامي آنها در قسمت بالايي صفحه گزارشات وجود دارد و با انتخاب تک تک آنها مي توانيد محدوديتهايي که تمايل داريد اعمال نماييد.

v       برخورداري از بخش دفترچه تلفن، جهت نسبت دادن تلفن‌هاي مورد نظر به اشخاص، با امکان جستجو.

در اين بخش شما مي‌توانيد شماره‌هاي تماس و آدرس مخاطبين داخل سازماني اعم از مديران و پرسنل و همچنين مخاطبين خارج سازماني شامل: مشتريان، همکاران، رقبا و ... را وارد نموده و بر اساس آنها نيز گزارشاتي را تهيه نماييد.

v       دريافت آمار تماس‌هاي ورودي و خروجي در يک روز  و يا يک بازه زماني دلخواه.

آمار همواره راه‌گشاي مديران بوده و با بررسي آمار تعداد تماس‌ها بدون نياز به بررسي جزئيات آنها ابتداي به امر بسياري از اطلاعات اضافي که نياز به مرور آنها وجود ندارد از ليست حذف مي‌گردند. علاوه بر آن، در تهيه گزارش آماري نيز مي توانيم از فيلترهاي اضافي براي مختصر مفيد کردن گزارش و تسريع تحصيل آن استفاده نمود. به عنوان مثال: در قسمت آمار، ابتدا کليه خطوط داخلي را بررسي مي‌کنيم تا پر تعددترين را بيابيم، سپس به بررسي جزئيات تماس‌هاي هزينه‌زاي  آن داخلي مي‌پردازيم.

مزايا و مشخصات نرم‌افزار  :

v       تهيه گزارش‌هاي متنوع از مکالمات انجام شده:

o         گزارش بر اساس بازه تاريخي و فاصله زماني دلخواه

o         گزارش بر اساس هزينه تماس و مدت مکالمه

o         گزارشات براساس خطوط ورودي وخروجي و تماس با تلفنهاي همراه، بين شهري و خارجه

o         امکان تهيه گزارش بر اساس يک شماره خاص

o         گزارش‌هاي آماري از عملکرد خطوط شهري، پرسنل، خطوط داخلي

v       امکان ترسيم نمودارهاي متنوع مقايسه‌اي از گزارش‌هاي توليد شده با قابليت چاپ

v       محاسبه هزينه هر مکالمه بر اساس تعرفه‌هاي شرکت مخابرات براي 6400 نقطه ارتباطي کشور، همراه با صدور فيش تفکيکي براي خطوط جهت کنترل هزينه‌هاي تماس‌هاي خروجي از سازمان (امکان منحصر به فرد)

v       امکان بررسي آمار مقايسه‌اي تماس‌ها بر اساس مدت زمان ميانگين، به تفکيک تماس‌هاي ورودي و خروجي، براي هر يک از خطوط شهري و يا داخلي شرکت

v       امکان گروه‌بندي طرف تماس (مخاطبين) و تهيه کليه گزارش‌ها ، آمارها و نمودارها بر اساس گروه خاص

v       امکان تعريف ليست تلفن‌هاي غيرمجاز جهت کنترل تماس با آنها

v       امکان کنترل زمان‌هاي پرترافيک مکالمات و مديريت کامل بر خطوط شهري و داخلي

امکانات لازم جهت استفاده از نرم‌افزار

v          نرم افزار تماس‌نگار يک برنامه تحت ويندوز  بوده و جهت راه‌اندازي به امکانات زير نياز دارد:

o         يک دستگاه سانترال (مرکز تلفن).

o         يک دستگاه کامپيوتر جهت اتصال به دستگاه سانترال و گرفتن اطلاعات تماس‌ها از آن.

توضيح: دستگاه کامپيوتر بسته به حجم ارتباطات و اطلاعات بايد به لحاظ سخت‌افزاري از قدرت لازم برخوردار بوده و ويندوز داشته باشد.

o         جهت استفاده از نسخه شبکه تماس‌نگار لازم است در مکان مورد نظر، يک شبکه LAN   نصب شده باشد.

o         برنامه SQL Server  جهت استفاده از نسخه‌هاي پيشرفته تماس‌نگار الزامي است.

توضيح: در صورت استفاده از نسخه‌هاي مقدماتي تماس‌نگار تحت عنوان Access  ، نيازي به برنامه فوق‌الذکر نمي‌باشد  .

o         برنامه بر روی تمامی ویندوزهای تولید شده تا به حال سازگار می باشد.